ápr. 16, 2015

• Bérprogramot keres?
• Nem elégséges a jelenleg használt bérszámfejtési rendszerének tudása? Nehezen megtanulható, logikátlan képernyők?
• Elégedetlen a frissítések (akár jogszabályi, akár kényelmi) gyorsaságával és minőségével?
• Elégedetlen a támogatással, ügyfélszolgálattal?

Számos kérdést és okot lehetne felsorolni, hogy miért határoztuk el egy bérszámfejtő program beszerzését, lecserélését. Az alábbi tanácsokkal szeretnék egy kicsit segíteni, hogyan is kezdjünk neki, és ami a legfontosabb: hogyan, milyen szempontok alapján válasszunk?

Nincs két egyforma rendszer, nincs két azonos logika. Olyan ez valahol, mint autót vásárolni. Mindegyik autó elvisz A-ból B-be. Az egyik autó olcsóbban, kisebb fogyasztással, a másik többet fogyaszt, de cserébe gyorsabban megy, kényelmesebb benne az utazás és van benne GPS navigáció is. A szervizköltség is valószínűleg eltér, és sokszor bizony a kezdetben olcsóbb autóé lehet a drágább! A műszerfal is másképpen néz ki, másmilyen elrendezésben vannak a gombok, kapcsolók. A választás nem egyszerű a szoftverek esetében sem, csak itt licencdíjak (ár), támogatási (fogyasztás) és fejlesztési (szerviz) díjak vannak, műszerfal helyett pedig képernyők.

Amennyiben a bérprogram kiválasztásánál kizárólag csak az ár dönt az Önök esetében, ne olvasson tovább. Amennyiben egy optimális, minden igényt kielégítő, jó megoldást szeretne, érdemes megszívlelni az alábbi tanácsokat.

A sorozat részei:

1. lépés: Az előkészületek

2. lépés: A megfelelő bérprogram keresése

3. lépés: ismerkedés a bérszoftverrel

4. lépés: támogatás (support) körüljárása

5. lépés: az ajánlatok összehasonlítása

5. lépés: az ajánlatok összehasonlítása

Elérkeztünk a legnehezebb feladathoz. Kiválasztottuk a résztvevőket, megnéztük a szoftvereiket, jön az egyik legfontosabb (de semmiképpen az egyetlen!) kérdés, az ár.

Ember legyen a talpán, aki ajánlatok összevetésére vállalkozik. Itt is úgy érdemes hozzálátni, hogy magunkban összeállítjuk a preferenciáinkat, és tudatosan végigvesszük az összes költséget, ami felmerül, vagy felmerülhet. Ha így teszünk, nem vezethetnek meg bennünket az „apróbetűs” részek, vagy az eltolt arányok.

Árak

Döntsük el, milyen konstrukcióban szeretnénk beszerezni a szoftvert. Megvásárolnánk a használati jogot licenc konstrukcióban? Egyben fizetnénk ki, esetleg részletekben? Vagy inkább csak bérelnénk, és szimpla havidíjat akarunk fizetni? Fontos: a kiválasztandó cégnél elérhető az a konstrukció, amelyet választanánk?

Az alábbiakra kell figyelnünk egy bérprogram bevezetésénél (feltételezve, hogy az összehasonlítandó árak mögött azonos tudású termékek állnak):

• Licenc díj
• Támogatási, követési díj
• Bevezetési díj

Fontos! Az eltérő (sokszor szánt szándékkal) árazási struktúrák miatt érdemes pl. egy 5 éves teljes bekerülési összegben (TCO) számolnunk (szoftver díj, támogatási díj, teljes bevezetési díj). Így nem siklunk el semmi felett, nem döntünk olyan termék bevezetése mellett, ahol a legkedvezőbb ugyan pl. a licencdíj, de 5 éves viszonylatban, hosszútávon többet fizetünk érte, hiszen a támogatási és bevezetési díjak magasabbak.

A bérprogram ára

Licenc konstrukció esetén arra figyeljünk, hogy mit tartalmaz az adott licencdíj, és milyen számok vannak rá hatással. Van-e lehetőségünk később megvenni kiegészítő modulokat?

Licenc díj esetén vizsgálandó

• Létszám: Bérprogramoknál leginkább a kezelt létszám alapján történik az árazás. Fontos: csak az aktív létszám alapján áraznak, vagy a kezelt létszámba beleszámít a passzív állomány is (kilépett dolgozók – fluktuáció!) ?
• Felhasználói (user) szám hatással van a díjra?
• Hálózatos környezetben (többgépes felhasználás) történő használat esetén van felár? Hogyan kalkulálják?
• Többcéges használat esetén (amennyiben releváns) van felár? Hogyan kalkulálják?

Bérszámfejtő szoftver esetében nem kerülhetjük meg a támogatási díjat, hiszen mindig az aktuális jogszabályi háttérrel kell dolgoznunk, szükségünk van a folyamatos programfrissítésekre, ahogyan a hatékony ügyfélszolgálatra is: az emberek bérével nem játszunk.

Kiemelten figyeljünk oda arra, hogy milyen licencdíjakat hasonlítunk össze egymással. Több modul licencéből tevődik össze a portfólió, vagy csak egy díjunk van? Könnyen tévútra tévedhetünk a különböző árazási stratégiák-praktikák miatt. Ezért is kiemelten fontos, hogy TCO-t számoljunk, és azokat versenyeztessük egymással, ne az egyes díjakat!

Támogatás

Támogatási (support), követési díj esetén vizsgálandó:

• Kapcsolattartás az ügyfélszolgálattal (hiba bejelentés, segítségkérés): mi az, ami beleszámít a fizetendő díjba, és mi nem? Pl.: Távoli asztalos segítségnyújtás az alap support része, vagy óradíjas?
• Kiszállási díj: mennyibe kerül egy kiszállás, figyelembe véve a távolságot is. (Km-enkénti díj? Csak vidéki telephely esetén, vagy a fővárosban is?)

Oktatás esetén vizsgálandó:

• Vizsgáljuk meg, hogy ki tudjuk-e pontosan számolni az oktatások várható költségét?
• Rendelkezik-e a fejlesztő cég saját oktatóteremmel, ahol külön PC-ken, gyakorlati oktatásokat tartanak? Érdemes kihasználni ha igen, mert így a munkatársak teljes figyelmükkel az oktatásra koncentrálhatnak, szemben azzal, amikor az oktatók helyszínre szállnak ki.

Egyéb díjak

Milyen díjakra lehet még számolni:

• Kiegészítő szoftver díjak: operációs rendszer licencek, adatbázis kezelő rendszer licencek, egyéb licencek. Elég-e mindaz, amivel rendelkezünk, vagy plusz beruházás szükséges a választott bérprogram miatt?
• Kiegészítő hardver díjak: szerverek, számítógépek, stb. Elég-e mindaz, amivel rendelkezünk, vagy plusz beruházás szükséges a választott bérprogram miatt?
• Migrálási díj: szükséges konvertálni adatállományokat a korább bérprogramból? Mi az ára, milyen lehetőségek vannak erre?
• Egyéb bevezetési díjak az oktatásokon felül: projektvezetői, tanácsadói díjak – amennyiben vannak, kérjünk egy előzetes kalkulációt!

Bérleti díj

Sok esetben előnyösebb választás, ha béreljük a szoftvert, mert nem akarjuk egyból elkötelezni magunkat, mert a pillanatnyi anyagi helyzetünkhöz mérve jobb szoftvert választhatunk, vagy csak szimplán le akarjuk írni költségként a program díját (ahelyett, hogy készletre vennénk és amortizálnunk kellene).

Bérleti díjas konstrukció esetén érdemes megvizsgálni, hogy a bérleti díjban benne van-e a program használati díján felül a támogatás összege? Van-e lehetőség a havi számlázáson felül akár negyedévente, félévente, vagy évente fizetni?

Remélem sikerült egy kicsit tisztábbá tenni a képet, és felhívni a figyelmet néhány buktatóra. Ha nem vagyunk elégedettek a jelenleg használt bérprogrammal, ne szenvedjünk vele tovább, határozzuk el magunkat egy hatékonyabb szoftver beszerzésére. Előtte természetesen győződjünk meg róla, hogy a vélt hiányosságok, valóban azok-e!

A bevezetésnél pedig számoljunk megfelelő erőforrások delegálásával, és szánjuk rá a szükséges időt! Csak így lesz teljes és sikeres az új bérprogramunk birtokba vétele.

• Filozófiánk
• Vezetőség
• Kutatás-Fejlesztés
• Társadalmi felelősségvállalás
• Szilícium mező
• Adatvédelmi tájékoztató
• Karrier
• Hírek

Category List

Tag List

Tag Cloud

Archive